คู่มือการใช้งานเอกสาร PDPA

สำหรับลูกค้าของบริษัทบัญชี

โดยปกติแล้วบริษัทบัญชีให้บริการการจัดทำบัญชีและบริการอื่นๆทางด้านบัญชีให้แก่ผู้อื่น (ในที่นี้จะเรียกว่าลูกค้า หรือ Customer) ทั้งที่เป็นนิติบุคคล (เช่น บริษัท หจก. เป็นต้น) และ บุคคลธรรมดา

เอกสารที่ต้องจัดทำ สำหรับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าประกอบด้วย 2 เอกสาร ดังนี้

1.  เอกสารประกาศคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้า (Customer Privacy Notice)

รายละเอียด และ ขอบเขตการใช้

●    เนื่องจากกระบวนการให้บริการด้านบัญชี ทางบริษัทบัญชีจำเป็นต้องประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าในหลากหลายกระบวนการ เช่น การทำสัญญาระหว่างกัน การใช้ข้อมูลการติดต่อเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ เป็นต้น เพราะฉะนั้นจึงต้องมีการแจ้งนโยบายการใช้งานด้วยตามกฎหมาย PDPA

●    เอกสารนี้ใช้สำหรับการให้บริการทุกประเภทของบริษัท ได้แก่ บริการบัญชี ยื่นภาษี และบริการด้านการจดทะเบียน)

●    ใช้ประกาศสำหรับลูกค้าทั้งที่เป็น บุคคลธรรมดาและนิติบุคคล

ช่องทางการแจ้ง/ประกาศนโยบาย

●    แจ้งประกาศการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลผ่านช่องทางหลักของบริษัท เช่น ผ่านหน้า Website ของบริษัทโดยสามารถจัดทำหน้าเว็บสำหรับการแจ้งนโยบายขึ้นมา ยกตัวอย่างเช่น  Hyperlink: https://easypdpa.com/privacy-policy

●    ทางบริษัทบัญชี สามารถอ้างถึง Hyperlink ดังกล่าวผ่านเอกสารการติดต่อสื่อสารอื่น ๆ ที่บริษัทอาจมีกับลูกค้า เช่น ใน Email การติดต่อประสานงาน หรือในเอกสาร Quotation ที่อาจมีการนำส่งโดยบริษัทให้แก่ลูกค้าดังกล่าว

●    อีกหนึ่งทางเลือกของการประกาศแจ้งนโยบายคือ ทางบริษัทสามารถแนบไฟล์ PDF ของ Customer Privacy Notice ผ่านทาง Email ของการติดต่อครั้งแรกได้

2.  เอกสารข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลกับลูกค้า (Data Processing Agreement - Customer)

ขอบเขตการใช้ และความหมาย

ข้อตกลงที่ระบุชัดเจนว่า หน้าที่ของบริษัทบัญชีในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล ในฐานะผู้ให้บริการเป็นการประมวลผลข้อมูลในฐานะ “ผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (Data Processor)”

ช่องทางการใช้งาน

●    รวมเนื้อหาข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลนี้ไว้ในสัญญาหลัก ที่อาจมีการลงนามระหว่างบริษัทและลูกค้าอยู่แล้ว (สำหรับลูกค้าใหม่)

●    จัดทำเป็นเอกสารแนบท้ายสัญญา (สำหรับลูกค้าเดิม)

●    แจ้งเงื่อนไขข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลนี้ไว้ใน Quotation ที่มีการนำส่งให้แก่ลูกค้า